課程背景

如果您每天的日程都安排得很緊張，如果您要與無數客戶打交道，是否會覺得應接不暇呢？Outlook就是最佳的助手，幫您進行井井有條的事務安排和客戶管理。您是否充分利用好您的Outlook了呢？

課程目標

?不會錯過單個會議、 郵件或聯(lián)系人，及時了解最新情況； ?學會查看日程安排、約會、任務或收件人的相關詳情，輕松安排會議和回復會議邀請； ?快速查找電子郵件、 附件、 日歷約會和聯(lián)系人。

課程大綱

課程大綱  Outline一、 商務電子郵件禮儀和規(guī)范建議

§ 商務郵件書寫禮儀：掌握郵件書寫的常識與禮儀，體現(xiàn)更高的職業(yè)化程度

§ 商務郵件的基本宗旨

§ 分析這封郵件問題在哪里

§ 好的商務郵件示范

§ 遠離商務郵件的9大禁區(qū)

§ 寫好郵件的6大要素

§ 顛覆傳統(tǒng)郵件的編寫順序，大大減少發(fā)出去后悔的郵件

§ 該寫郵件和慎寫郵件的5種情況

§ 編寫重要郵件沒有思路，無從下手，用思維導圖來捕捉頭腦風暴中迸發(fā)的思維火花

§ 商務郵件書寫結構：掌握郵件結構及書寫規(guī)范，養(yǎng)成良好的職業(yè)習慣

§ 設置默認的字體、大小和行距，讓郵件易于閱讀

§ 一封完整的電子郵件包括哪些內容

§ 郵件主題的編寫要點

§ 禮貌的稱呼與問候

§ 學習金字塔的結構化思考方法，讓郵件條理清晰

§ 插入附件的注意事項

§ 對外和對內郵件簽名包含的信息

§ 搞清楚TO,CC,BCC

二、 方便快捷的郵件信息管理

§ 掌握郵件收發(fā)的方法和技巧

§ 如何配置、測試電子郵件賬戶

§ 制作個性化的郵件簽名

§ 使用投票按鈕調查不同用戶的意見

§ 統(tǒng)計投票人員的響應

§ 發(fā)送郵件時為對方和自己添加提醒

§ 怎樣添加重要性及后續(xù)標志

§ 怎樣撤銷已經發(fā)送的郵件

§ 處理海量信息：快速查找特定郵件的技巧

§ 用“即時搜索”快速查找

§ 添加更多搜索條件之高級搜索

§ 怎樣自動回復特定郵件

§ 待處理郵件用顏色標識輕重緩急

§ 將郵件轉變成日程

§ 用標志和待辦事項欄跟蹤郵件

§ 郵件歸檔管理：重新安裝了操作系統(tǒng)，以前的郵件都到哪里去了呢？學會備份并恢復郵件

§ 設置個人文件夾將郵件存到本地

§ 設置規(guī)則實現(xiàn)郵件自動分類

§ 用存檔自動備份郵件

§ 聯(lián)系人管理：如何有效管理我的成百上千個聯(lián)系人

§ 如何管理聯(lián)系人的信息

§ 怎樣創(chuàng)建聯(lián)系人通訊組

§ 怎樣快速地篩選聯(lián)系人

三、 體貼細微的時間日程管理

§ 日歷管理：掌握個性化定制日歷的技術

§ 更改時間刻度

§ Outlook日程管理的類型分析

§ 用提醒來記住事情

§ 利用顏色區(qū)分不同的約會

§ 用有色類別組織項目

§ 組織一個新的會議

§ 查找不同的人員的時間

§ 發(fā)送會議要求并跟蹤響應

§ 時間、地點或人員有錯？把它改過來！

§ 如何響應會議要求

§ 查看將參加會議的其他人員

§ 查看和共享多個日歷

§ 任務進度管理

§ 熟悉并開始使用任務管理工具

§ 掌握有關任務管理的基本設置

§ 如何配置任務選項并管理代辦事項

§ 查找及搜索任務